Era stora digitaliseringsprojekt löser morgondagens utmaningar.
Vi löser dagens.
Ahrens Optimate bygger snabba, lokala AI-automationer för de dagliga processer som stora transformationsprogram inte når i närtid. Prototyp inom några veckor. Återbetalning inom några månader. Utan inlåsning. Och ni äger och kontrollerar lösningen fullt ut.
Vad vi gör
Ahrens Optimate är specialister på operativ AI-automatisering — de praktiska lösningar som gör skillnad i projektvardag och administration.
Kartläggning & prioritering
Vi identifierar var AI-automatisering ger mest nytta i just era processer. Inte en teoretisk strategi, utan en konkret handlingsplan med ROI-beräkning per möjlighet.
Snabb implementation
Prototyper i drift inom veckor, inte månader. Vi börjar med 80%-lösningar som fungerar i vardagen och förbättrar iterativt. Om en lösning löser 80% av behovet finns ingen anledning att vänta på de sista 20%.
Integration med befintliga system
Vi bygger på det ni redan har. Oavsett om det är SharePoint, Teams, Excel, era projektsystem eller e-postflöden — vi automatiserar det som finns, inte det som borde finnas.
Förändringsledning & användaracceptans
De flesta AI-initiativ misslyckas inte på tekniken utan på människorna. Vi involverar användarna från dag ett och bygger lösningar som människor faktiskt vill använda.
Hur vi arbetar — OPTIMA
Vi arbetar med OPTIMA — vår beprövade metod för att gå från idé till fungerande lösning snabbt och kontrollerat.
Hela upptäcksfasen är designad för att inte kräva IT-avdelningens medverkan. Vi arbetar med de verktyg och system som projektteamet redan använder.
| Fas | Vad vi gör | Ni får |
|---|---|---|
| Upptäck 1–2 veckor | Kartläggning av arbetsflöden, intervjuer med användare, genomgång av befintliga system, identifiering av tidsslukare | Nulägesrapport med konkreta förbättringsmöjligheter och mognadsanalys |
| Prioritera 1 vecka | Workshop med nyckelpersoner, business case per möjlighet, teknikval baserat på vad som fungerar | Prioriterad åtgärdslista med ROI-beräkning och implementeringsplan |
| Testa 2–4 veckor | Prototyp på högst prioriterade lösningen, test med riktiga användare, justering | Fungerande prototyp som går att utvärdera på riktigt |
| Implementera 2–6 veckor | Produktionssättning, användarutbildning, integration med befintliga flöden | Lösning i drift med mätbar effekt |
| Utveckla Löpande | Nästa lösning, förbättring av befintliga, kompetensöverföring | Ökad intern kapacitet och självständighet |
Typiska lösningar
Här är exempel på områden där vi vanligtvis hittar snabb effekt i projektbaserade organisationer:
Automatiserad jämförelse av underentreprenörsanbud
När tiotals anbud kommer in på samma upphandling går timmar åt att manuellt jämföra priser, villkor, avvikelser och underlag. En AI-lösning kan läsa anbuden, strukturera data i en matris, flagga avvikelser från kravspecifikation och identifiera risker — på minuter istället för dagar.
Typisk effekt: 60–80% tidsreduktion i anbudsutvärdering, färre missade avvikelser, bättre beslutsunderlag.
Automatisk dokumentextraktion från tekniska specifikationer
Tekniska specifikationer, beställningsunderlag och kontraktsbilagor innehåller information som behöver extraheras och korskontrolleras manuellt. AI kan läsa, klassificera och extrahera nyckelinformation från tusentals sidor till strukturerade format.
Typisk effekt: Dramatisk reduktion av manuell genomgång, färre fel i dataöverföring.
Mötesanteckningar till strukturerad projektrapport
Byggmöten, samordningsmöten, besiktningar — alla genererar anteckningar som behöver sammanställas och distribueras. En AI-assistent kan transkribera, strukturera och automatiskt fördela information till rätt projekt och rätt mottagare.
Typisk effekt: 15–30 minuter sparade per möte, konsekvent dokumentation, ingenting faller mellan stolarna.
Automatisk kontroll av leverantörsfakturor och ändringar
Fakturor som ska stämmas av mot avtal, ändrings- och tilläggsarbeten som ska kontrolleras mot beställningar. AI kan automatisera korskontroller och flagga avvikelser direkt — istället för manuellt detektivarbete.
Typisk effekt: Snabbare fakturaflöde, färre tvister, bättre kontroll.
Kunskapsassistent för projektteam
Varje stort projekt ackumulerar enorm kunskap — i mejl, protokoll, ritningsunderlag, specifikationer. En AI-kunskapsassistent gör all denna information sökbar och tillgänglig via enkel fråga-svar, direkt i Teams eller webbgränssnitt.
Typisk effekt: Snabbare onboarding av nya projektmedlemmar, färre frågor som studsar runt i organisationen, bevarad projekterfarenhet.
Teamet
Ahrens Optimate kombinerar tre kompetenser som sällan finns i samma team: storskalig verksamhetserfarenhet, kommersiell skärpa och teknisk implementation.
Vi arbetar med ett nätverk av specialister inom AI, automatisering och verksamhetsutveckling — vilket ger oss tillgång till bred kompetens när projektet kräver det.
Michael Engström
Kundansvar & affärsutveckling
Michael är er första kontakt. Med över 30 års internationell erfarenhet från bland annat Axis Communications och 14 år i internationella ledande roller har han en sällsynt kombination av teknisk förståelse och affärsmässig skärpa. Michael ansvarar för att förstå era utmaningar, säkerställa att vi fokuserar på rätt saker och att samarbetet levererar mätbar nytta. Han har MBA från University of Sheffield och verkar som styrelseordförande och styrelseledamot i flera bolag.
Lars Diethelm
Lösningsarkitekt & förändringsledning
Lars opererar i skärningspunkten mellan affärsbehov och teknisk lösning. Med 15+ år i IKEA:s toppskikt — där han öppnade verksamheten i 6 nya länder inom ramen för Inter IKEA Systems — och erfarenhet från Harrods förstår han hur stora organisationer faktiskt fungerar. Lars leder kartläggnings- och prioriteringsarbetet, designar lösningar och säkerställer att förändringen landar hos användarna.
Ulf Christiansson
Teknisk implementation
Ulf är den som ansvarar för det vi bygger. Med 20 års erfarenhet av ledande roller i internationella teknikföretag ansvarar han för teknisk arkitektur, integration och implementation. Han säkerställer att lösningarna är robusta, skalbara och fungerar med era befintliga system — utan att skapa nya beroenden.
Vår filosofi
Användaracceptans först
AI är kraftfullt, men utan att människorna i projektet använder lösningen är den värdelös. Vi arbetar alltid nära användarna, involverar dem från start och bygger lösningar som gör vardagen enklare — inte mer komplicerad.
Era verktyg först
Vi börjar alltid med det ni redan har. Ofta finns lösningen i era befintliga system — SharePoint, Teams, Office, era projektverktyg. Vi kompletterar med skräddarsytt enbart när det behövs.
Ingen inlåsning
Allt vi bygger baseras på öppen infrastruktur. Ni äger lösningarna. Ni kan vidareutveckla med oss, med annan konsult eller internt. Ingen leverantörsinlåsning, inga proprietära system, full transparens.
Snabb återbetalning
Vi arbetar bara med lösningar som har max 6 månaders återbetalning. En automatisering som sparar 10 minuter om dagen ger en extra arbetsvecka om året. Vi börjar där nyttan är störst.
80% är tillräckligt
Utvecklingen inom AI går så fort att det sällan lönar sig att bygga färdigt. Vi sätter prototyper i produktion så fort de löser huvuddelen av behovet. De sista 20% kanske aldrig behövs — eller löses av nästa AI-generation.
Er självständighet är vårt mål
Vi är inte intresserade av att bli ett permanent beroende. Vårt mål är att bygga intern kompetens och en teknikplattform som gör er självständiga över tid.
Nästa steg
Vi börjar smått
Ett typiskt första steg är att vi tillsammans tittar på ett eller två konkreta områden där ni känner att tid går åt till manuellt arbete. Inom 2–3 veckor har ni en konkret bild av vad som går att automatisera, vad det ger och vad det kostar.
Ni äger alla resultat. Om ni väljer att gå vidare med oss — bra. Om ni vill implementera själva eller med någon annan — lika bra. Vi tror på vår förmåga att leverera nytta, inte på att låsa in er.
Vi ser fram emot att träffas på tisdag, 10/2 kl 13.
Kontakta gärna Lars för frågor.
"Låt oss börja med det som tar mest tid idag och gör minst nytta. Där finns alltid den första automatiseringen."